Temporary office

Business center - Il nuovo modo d’intendere l’ufficio - Avv. Mattia Pecchini

a) Premessa

Le nuove tecnologie digitali hanno cambiato il modo di rapportarci al mondo del lavoro. Specie in questo periodo sentiamo ogni giorno parlare di “lavoro agile” (smart working) e tale tipo di modalità lavorativa è certamente agevolato dalla possibilità di sfruttare appieno i personal computer, smartphone e tablet che ci permettono di essere connessi sempre ed in qualunque luogo ci troviamo e, conseguentemente, di essere sempre operativi.

In tale quadro, s’inserisce il “business center” come formula che coglie pienamente questo mutato approccio al luogo di lavoro ove l’esigenza di avere un ufficio di proprietà o in utilizzo esclusivo può, talvolta, diventare secondaria.

b) Temporary office: di cosa si tratta

Il business center è sostanzialmente un luogo di condivisione. Spesso, si tratta di un grande edificio diviso in uffici ed altri spazi utili per lavorare ove il “fornitore”, a fronte del pagamento di un corrispettivo omnicomprensivo da parte dell’utente, fornisce una serie di servizi esclusivi e/o comuni necessari per la gestione del lavoro come:

· arredamento completo dell’ufficio;

· servizio di segreteria (ritiro ed in vio corrispondenza, ricezione fax etc.);

· utenze varie;

· pulizia sia del temporary office che degli spazi comuni;

· gestione della sicurezza dei locali;

· linee telefoniche e connessione internet wi fi

· reception con servizio per accoglienza degli ospiti;

· spazi comuni (parcheggio, sala d’attesa);

· sale meeting.

Col business center non è più l’ufficio ad essere l’oggetto dell’accordo, ma una più ampia serie di servizi che viene concessa in utilizzo per un tempo variabile, deciso dalle parti, strettamente collegato alla necessità dell’utente.

Comprendiamo, dunque, come la formula del business center possa impattare positivamente sul bilancio di un professionista o di un’impresa che non voglia affrontare i costi di acquisto o di locazione di un ufficio: infatti, a fronte di un corrispettivo per l’utilizzo di tali servizi, si ha la possibilità di godere degli stessi per il tempo necessario, anche limitato, senza doversi preoccupare della ordinaria manutenzione di tali spazi, come invece avviene per il classico conduttore di un immobile.

Pensiamo, ad esempio, al caso di un giovane professionista che, non volendo far gravare sul proprio bilancio il canone di locazione di un ufficio che lo vincolerebbe peraltro per una certa durata, decida di lavorare in smart working e di usufruire di un temporary office solo per ricevere un cliente.

c) Il contratto di temporary office

Per venire incontro a tali rinnovate esigenze di chi opera in un mondo sempre più globalizzato, la Camera di Commercio di Milano, insieme alle associazioni di categoria ed utenti del settore ha voluto dare una risposta alla necessità di dare certezza giuridica nei rapporti tra chi mette a disposizione tali spazi e chi ne usufruisce, predisponendo uno schema contrattuale aperto e non vincolante, con le garanzie di imparzialità a tutela dei contraenti. Tale modello contrattuale è stato poi adottato su larga scala tra i soggetti che si sono trovati a stipulare un accordo di temporary office.

Bisogna subito partire col dire che il tipo di contratto al quale ci si è ispirati è quello dell’appalto avente ad oggetto le prestazioni continuative o periodiche di servizi di cui all’articolo 1677 del codice civile.

E’ di fatto chiaro che, nonostante alcune similitudini rispetto ad una tradizionale locazione commerciale, quest’ultimo tipo di schema contrattuale non riesce a garantire la flessibilità necessaria a quella utenza che, invece, ha necessità di utilizzare degli spazi anche per un brevissimo arco temporale.

Infatti, uno dei vantaggi del temporary office è proprio quello di lasciare totale libertà alle parti circa la durata del contratto, che può variare a seconda di quelle che sono le esigenze concrete di chi se ne vuole servire.

d) Il business center ai tempi del Coronavirus

E’ facile intuire come il diffondersi del Coronavirus possa dare nuovo slancio alla figura del business center. La necessità, anche durante la cosiddetta fase 2, di garantire all’interno degli uffici le misure di distanziamento tra i lavoratori, potrebbe indurre alcune aziende a dover ricorrere ad altri spazi per permettere ai propri dipendenti e collaboratori di poter continuare a lavorare in sicurezza.

In tale contesto, tuttavia, è molto più probabile che si tenda a ricorrere a situazioni temporanee strettamente necessarie a fronteggiare tale emergenza.

La soluzione è difficile da ritrovare nella locazione di un secondo immobile che implicherebbe anche dover sostenere costi di arredo, cablaggio e gestione che sarebbero impossibili da ammortizzare in un breve periodo.

Da ciò, la soluzione più agevole appare quella di ricorrere al temporary office che assicurerebbe l’utilizzo solo delle postazioni necessarie, con garanzia di rispetto del distanziamento sociale (tali strutture sono già adeguate alle nuove normative di sicurezza) e con possibilità di sottoscrivere contratti flessibili e temporanei con durata limitata al periodo di emergenza.

e) Conclusioni

In conclusione, vediamo quotidianamente come sia cambiato il nostro modo di lavorare e quanto sia sempre più marginale l’esigenza di avere un ufficio di proprietà o da condurre in locazione per una durata prolungata al fine di poter svolgere le nostre prestazioni.

Il Coronavirus, costringendoci a lavorare spesso lontano dal nostro ufficio, ha aumentato tale consapevolezza. Inoltre, in un periodo di contrazione dell’economia a livello globale, è chiaro che si cerchi di limitare i costi fissi che possono pesantemente gravare sul bilancio di un professionista o di un’azienda.

Il temporary office è uno strumento flessibile che può garantire all’utenza la necessità di poter usufruire di determinati servizi per un periodo di tempo strettamente legato alle proprie esigenze professionali o dell’azienda.

Nettuno Consulting, con i suoi professionisti in campo tecnico e legale, può fornire assistenza a 360° per aiutarti ad analizzare tutti gli aspetti del contratto di temporary office in modo da accompagnarti alla sottoscrizione di un accordo che possa quanto più adeguarsi alle esigenze della tua azienda o professione.

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