La geolocalizzazione dei veicoli aziendali

Efficienza vs. privacy

Avv. Massimo Pucci (Nettuno Consulting - #professionisti)

a) premessa

Veicoli in panne in zone poco coperte dal segnale telefonico mobile o soggetti ad incidenti con difficoltà per il conducente di chiamare i soccorsi, danneggiamenti o furti dei furgoni aziendali da parte di malintenzionati, ma anche necessità di una sempre maggiore efficienza di consegne e spostamenti, di monitoraggio delle condizioni di uso del veicolo ed ottimizzazione del carburante e di risparmio assicurativo….fino a non molto tempo fa sarebbe stato impensabile intervenire a basso costo su tutti questi fattori (che paiono marginali, ma incidono in maniera rilevante, specialmente per imprese dotate di flotte particolarmente corpose), oggi, invece, sono numerosi i fornitori di servizi di geolocalizzazione dei veicoli aziendali, cui si affiancano sempre più servizi accessori, che consentono di gestire con efficienza pressochè totale la flotta aziendale, le sue condizioni e le attività ad essa connesse.

Fin qui nulla di male, anzi.

Ma come la mettiamo con i dipendenti che sono chiamati ad utilizzare la flotta stessa?

Questi sistemi geolocalizzano il mezzo ma, indirettamente, anche chi lo conduce o ne è affidatario, e tutti quei servizi accessori che consentono all’impresa di puntare forte sull’efficienza del parco mezzi e delle relative attività, indirettamente, monitorano i comportamenti e le performance del dipendente cui il mezzo stesso è affidato.

Inevitabile, quindi, che sia posto il dubbio che tali sistemi violino la normativa giuslavoristica consentendo, in astratto, di porre in essere un controllo a distanza in tempo reale del dipendente.

b) interessi contrapposti

Come visto, l’implementazione di simili sistemi è allettante per l’impresa, in quanto consentirebbe di rendere maggiormente efficiente la propria attività lavorativa (gestione degli imprevisti, azione sugli itinerari), di abbassare i costi di gestione (polizze assicurative, carburante, manutenzione…), insomma di effettuare azioni mirate su un comparto (la flotta aziendale) che normalmente veniva gestita in maniera “statica”, ovvero accettando i costi di gestione e le prestazioni senza poter intervenire significativamente e con cognizione su di essi.

Dall’altra parte ogni mezzo, come visto, è associabile indirettamente ad un lavoratore (che lo conduce o che ne è, comunque, l’affidatario): sebbene la più recente normativa in materia di diritto del lavoro (art. 4 Statuto dei lavoratori, come modificato dal c.d. “Jobs Act”, legge 183/2014 e decreti collegati) abbia effettuato una legittimazione dell’installazione nei luoghi di lavoro di apparecchi che consentano il controllo a distanza, tale norma specifica che essi debbano essere impiegati esclusivamente “per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali”.

Se, quindi, si deve considerare come tale norma consenta all’imprenditore di installare sui mezzi aziendali sistemi come quelli descritti, che incidono senza ombra di dubbio sulla sicurezza del lavoro (un mezzo monitorato, con riguardo alle abitudini di guida ed alle condizioni manutentive, è sicuramente un mezzo più sicuro) e sulla tutela del patrimonio aziendale (e qui il sistema inciderebbe sia sui costi di gestione, sia sulla integrità del bene), appare chiaro che esso non possa essere installato senza:

- il preventivo accordo con la rappresentanza sindacale aziendale (o, ove mancante, previa autorizzazione dell’ispettorato del lavoro);

- l’effettuazione di una valutazione di impatto del trattamento dei dati secondo le norme di cui al Gdpr;

- la predisposizione di una informativa chiara per il dipendente, da far sottoscrivere e da apporre in copia anche all’interno del mezzo;

- l’adozione di accorgimenti tecnici (spesso disponibili in sede di personalizzazione del sistema) che consentano di minimizzare il trattamento di dati non indispensabili per la base giuridica individuata (ad esempio preventivare il disinserimento del sistema da parte dell’utilizzatore del mezzo per i casi di uso promiscuo del mezzo e prevedere un avviso luminoso che consenta di apprendere immediatamente se il sistema stia funzionando o meno…).

In questo modo si può provare a raggiungere un punto di incontro tra gli interessi contrapposti sopra enunciati.

c) una pronuncia del Garante per la tutela dei dati personali

Il c.d. “Garante Privacy” è intervenuto più volte sul tema, non limitandosi a verificare se un trattamento fosse o meno lecito, ma fornendo indicazioni chiare e precise a tutti i soggetti coinvolti (ivi inclusi i produttori dei sistemi, normalmente non coinvolti in via diretta nel contenzioso tra lavoratore e impresa) su come modificare il sistema o le metodologie della sua adozione per renderne lecito l’utilizzo.

Interessante, in particolare, una pronuncia del 2018: un dipendente di una società lamentava che quest’ultima avrebbe effettuato il trattamento di dati personali a sé riferiti mediante l’installazione di un dispositivo GPS a bordo dell’autovettura aziendale, in assenza di una previa informativa o, comunque, della comunicazione di una policy aziendale relativa

all’esistenza ed alle caratteristiche essenziali del sistema di geolocalizzazione.

Tale sistema tecnologico avrebbe consentito al datore di lavoro la raccolta ed il successivo trattamento di dati relativi alla posizione geografica del dipendente anche al di fuori dell’orario di servizio, considerato che i veicoli aziendali sarebbero stati affidati con “autorizzazione all’utilizzo promiscuo”, senza obbligo di riconsegna del veicolo al termine della prestazione lavorativa.

La società si difendeva dichiarando che il sistema di geolocalizzazione mediante sistema GPS era stato installato “atteso l’elevato valore dei macchinari trasportati” dai mezzi aziendali, che sui mezzi erano state poste “vetrofanie conformi , che nessun controllo avvenisse al di fuori dell’orario di lavoro, che il sistema, oltre alla posizione geografica del veicolo, consente di trattare dati relativi ai “consumi di carburante, ai chilometri progressivi percorsi e la velocità media, che le finalità perseguite sono logistiche ed organizzative (possibilità di “effettuare un intervento di riparazione con il veicolo più vicino in zona e assicurare inoltre una più efficiente gestione del parco veicoli”) nonché volte a “garantire la sicurezza e l’incolumità dei lavoratori ed infine a prevenire e contrastare eventi criminosi ai danni dei beni aziendali”, che il “sistema di localizzazione, completo del servizio di televigilanza H24, consente di ottenere elevati sconti in sede assicurativa”, indicando, infine, di aver fornito apposita informativa ai dipendenti e, con riferimento all’osservanza della disciplina in materia di controlli a distanza, “attesa la modifica normativa dell’art. 4 L.300/1970 in applicazione della disciplina sul c.d. «bilanciamento di interessi», è stato riconosciuto il trattamento di tali dati, senza richiedere il consenso dell’interessato, rendendosi sufficiente una informativa completa allo stesso lavoratore”.

Il Garante, a seguito di una approfondita istruttoria, ha rilevato che il sistema installato, per come realizzato e per come richiesto dall’impresa (che aveva optato per la versione base), era lesivo sia della normativa giuslavoristica, sia di quella in materia di trattamento dei dati personali, in quanto di fatto rendeva possibile il controllo a distanza del lavoratore in tempo reale e senza la possibilità per quest’ultimo di disattivare il sistema nelle pause o nei momenti di utilizzo privato del mezzo, possibilità concessa dalla azienda.

Ha, quindi, prescritto all’impresa la cessazione dell’utilizzo di tale sistema sino a quando non avesse posto in essere ogni attività necessaria a rendere conforme alle normative tale utilizzo, con indicazione al produttore di implementare il sistema con le funzionalità necessarie.

Logicamente oltre a tale inibizione, è stata prevista anche una sanzione per l’azienda.

Spesso la possibilità di sfruttare le indubbie qualità offerte dagli innovativi sistemi tecnologici fa dimenticare che il loro impiego debba essere effettuato rispettando ogni aspetto su cui, anche indirettamente, essi vanno ad incidere: Nettuno Consulting, con i suoi professionisti in campo tecnico e legale, può fornirti consulenza e assistenza a 360° per analizzare in via preventiva l’impatto della introduzione di determinati sistemi e consentire un loro impiego nel rispetto delle norme.

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