Condominio e privacy.

Il trattamento dei dati personali nel condominio e nella sua gestione.

Avv. Massimo Pucci (Nettuno Consulting - #professionisti)

a) premessa

In un precedente articolo abbiamo dato uno sguardo alle principali novità introdotte dalla nuova normativa in materia di tutela dei dati personali (Regolamento Europeo 2016/679, c.d. GDPR), la cui maggiore innovazione, a parere di chi scrive, è rappresentata dal cambio radicale di impostazione da essa portato: se in precedenza poteva essere sufficiente, per considerarsi “in regola” nel rispetto della normativa, porre in essere una serie di adempimenti elencati dalla normativa stessa, ora viene richiesto al titolare del trattamento dei dati personali di essere egli stesso a compiere una valutazione della propria organizzazione e dei propri sistemi di trattamento, all’esito della quale introdurre le misure ed adottare gli strumenti che siano ritenuti maggiormente opportuni al fine di trattare i dati personali secondo i principi stabiliti dalla normativa e scongiurare ogni rischio di trattamento illecito, oltre a garantire agli interessati l’ampio esercizio dei propri diritti sanciti dalla norma.

Il campo di applicazione della normativa indicata è assolutamente generale: dalla grande multinazionale allo studio del professionista che opera singolarmente, chiunque è il destinatario di medesime regole; la differenza può essere rappresentata dalla tipologia dei dati che un determinato titolare del trattamento si trova a gestire nella propria attività (determinando, quindi, la necessità di implementare misure organizzative di maggiore o minore impatto sulle procedure quotidiane) o dalle peculiarità che il proprio settore operativo presenta.

Oggi esamineremo alcune peculiarità tipiche del condominio e della sua gestione, per vedere come possono influire sul trattamento dei dati personali.

b) la comunicazione a terzi dei dati dei singoli condomini.

La nuova formulazione dell’art. 1130 c.c. (primo comma, n.6) assegna il diritto all’amministratore del condominio di conoscere i recapiti dei partecipanti al condominio per il corretto adempimento del proprio mandato (ad esempio per la convocazione dell’assemblea del condominio e per curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale).

Egli, in caso di inerzia da parte del condomino alla fornitura di tali dati, potrà agire in autonomia per reperirli dinanzi ai competenti uffici pubblici, addebitandone ogni costo al condomino reticente.

Una volta in possesso di tali recapiti, però, può l’amministratore liberamente comunicarli a soggetti terzi (ad esempio fornitori del condominio)?

Il Garante per la tutela dei dati personali (c.d. Garante Privacy) si è espresso, con una serie di pronunce, concedendo la libera facoltà di comunicazione da parte dell’amministratore di quei dati di contatto del condomino che sono liberamente consultabili dalle banche dati pubbliche (quindi nome, cognome, codice fiscale ed indirizzo di residenza, nonché il numero di telefono presente sull’elenco telefonico), subordinando la comunicazione a terzi dei dati di contatto quali i numeri di telefono non risultanti dall’elenco telefonico e gli indirizzi di posta elettronica alla preventiva acquisizione del consenso da parte dell’interessato (il condomino).

c) la registrazione della assemblea di condominio

E’ uno dei temi maggiormente dibattuti ed oggetto di numerose pronunce del Garante Privacy, in quanto spesso l’esigenza di registrare (o videoregistrare) lo svolgimento della assemblea condominiale potrebbe consentire al singolo condomino, ma anche all’amministratore, di procurarsi una prova di circostanze accadute nel corso dell’assemblea che non vengano riversate nel verbale o che, pur essendo presenti nel verbale assembleare, potrebbero essere contestate nella versione messa agli atti.

La conclusione cui è giunto il Garante Privacy è che l’amministratore (o anche il singolo condomino) possa registrare la assemblea condominiale unicamente nel caso in cui vi sia l’espresso consenso di tutti i partecipanti all’assemblea stessa.

d) condomino moroso e comunicazione a terzi della morosità.

Sovente nelle compagini condominiali si verificano casi di morosità: essi, oltre a rappresentare una grave mancanza di rispetto nei confronti dei condomini adempienti, possono costituire un intralcio allo svolgimento delle attività condominiali e, quindi, potrebbe esservi la tentazione o la necessità per l’amministratore di comunicare a terzi l’esistenza di tali morosità e la loro ascrivibilità a determinati condomini.

La riforma del Condominio, peraltro, ha previsto che i creditori del condominio, nell’agire per tentare il recupero dei propri crediti, debbano rivolgersi all’amministratore per ottenere una lista dei condomini morosi, verso cui rivolgere, in prima battuta, le azioni di recupero coattivo.

L’amministratore può, quindi, in adempimento alla normativa, e deve effettuare la comunicazione ai terzi creditori del condominio di tali dati, ma potrebbe (come avvenuto in molti casi) comunicare tale morosità affiggendo nell’atrio dello stabile una comunicazione con cui si indica la morosità e la sua riferibilità al singolo o ai singoli condomini?

La risposta è no: sebbene i condomini abbiano il diritto di conoscere l’esistenza di morosità all’interno della compagine condominiale, l’affissione nell’atrio dello stabile di una simile comunicazione potrebbe raggiungere anche soggetti esterni al condominio (ospiti, fornitori…) e rappresenta un trattamento illecito dei dati personali.

e) partecipazione all’assemblea da parte di tecnici e consulenti esterni al condominio.

E’ una situazione piuttosto frequente: il tecnico o professionista che partecipa all’assemblea per relazionare sullo stato di una pratica o per rispondere ai quesiti dei condomini.

La partecipazione potrebbe far apprendere dati personali al tecnico/professionista: il Garante ha stabilito che tale presenza in assemblea sia possibile solamente con il consenso dei partecipanti e che la sua durata sia vincolata al tempo strettamente necessario all’intervento del professionista, che deve allontanarsi dall’assemblea non appena terminata la necessità della propria presenza.

f) il conto corrente condominiale.

In materia si è negato il diritto all’accesso diretto da parte del condomino, potendosi interfacciare con la banca solamente l’amministratore.

Il condomino, ovviamente, mantiene il proprio diritto ad ottenere il rendiconto e la copia dell’estratto conto da parte dell’amministratore (che è obbligato a far transitare su tale conto corrente ogni somma relativa al condominio), per poter esercitare il proprio controllo sull’andamento del condominio e sull’operato dell’amministratore.

g) servizi fotografici in condominio, videosorveglianza privata e videosorveglianza condominiale.

Un altro dei temi oggetto di rilevante ed incessante dibattito riguarda la apprensione di immagini operata nel condominio, a diverso titolo, in quanto con tale attività si potrebbero intercettare non solo i dati dei soggetti inquadrati, ma anche abitudini di vita e frequentazioni degli stessi, con inevitabile invasione della sfera privata di ogni condomino o terzo interessato.

In breve, in caso di servizio fotografico svolto all’interno del condominio (ad esempio nel frequente caso di svolgimento di una perizia tecnica), ove si inquadrassero dei condomini occorrerebbe ottenere il loro consenso per poter detenere ed utilizzare i fotogrammi in questione.

In caso di videosorveglianza privata le telecamere non dovranno inquadrare parti comuni e proprietà privata altrui (si configura la interferenza illecita nella vita privata, art. 615bis del codice penale), mentre con riguardo alla videosorveglianza condominiale essa può essere disposta unicamente nel caso in cui essa rappresenti l’ultima misura utile per prevenire danneggiamenti e furti, laddove le altre misure – ad esempio cancelli, porte, allarmi - non si siano rivelate come sufficienti a scongiurare la commissione di tali reati (c.d. principio di proporzionalità).

La videosorveglianza può essere disposta unicamente nelle aree a rischio furto o danneggiamento e solamente per la finalità di tutela dei beni dei condomini.

h) il condominio digitale.

La digitalizzazione del condominio, pur con le difficoltà del caso (dovute alla eterogeneità dei partecipanti al condominio ed alla differente dimestichezza nell’utilizzo delle nuove tecnologie), sta prendendo sempre più piede, specialmente dopo l’insorgere della pandemia in corso.

L’amministratore può attivare, con la richiesta dell’assemblea (con votazione a maggioranza ai sensi dell’art. 1136 c.c.), un sito internet del condominio che consenta ai condomini di estrarre copia dei documenti necessari alla assunzione delle delibere assembleari.

Al sito internet potranno accedere solamente i proprietari o comproprietari dell’immobile oggetto del condominio: i conduttori dovranno fare richiesta dei dati consultabili direttamente al locatore.

All’interno del sito dovranno confluire solamente i dati attinenti alla gestione condominiale (verbale, bilanci, circolari, polizza assicurativa ecc., nei limiti previsti dalla delibera autorizzativa dell’attivazione del sito web).

Un tema di grande attualità riguarda la possibilità di effettuare le assemblee mediante sistemi di videoconferenza: la norma modificata a causa dell’emergenza Covid-19 prevede che essa possa svolgersi con il consenso della maggioranza degli intervenuti: sicuramente l’introduzione di tale nuova modalità di svolgimento delle assemblee porrà problemi relativi alla tutela dei dati personali derivanti dalle immagini trasmesse e dalla possibilità di fissare la videoconferenza su supporti durevoli e conservarne traccia.

Nel condominio si sviluppa un continuo trattamento di dati personali, sia per il condomino, che per l’amministratore Nettuno Consulting, con i suoi professionisti in campo tecnico e legale, può fornire consulenza e assistenza a 360° per il corretto trattamento dei dati personali e l’adeguamento dei sistemi sinora utilizzati per la sua effettuazione.

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